Immer wieder begegnen uns Aussagen, wie “Wir schaffen zu wenig” oder “Wir sind zu langsam”. Schauen wir genauer hin, handelt es sich um die gleiche Ursache. Es werden zu viele Aktivitäten gleichzeitig bearbeitet. Oftmals sind laufende Projekte noch nicht beendet, da werden schon neue gestartet. Durch parallele Aktivitäten bilden sich komplexe Abhängigkeiten, die zu erheblichen Warteschleifen führen. Es stauen sich immer mehr Aufwände und durch die “Verstopfung” entstehen zusätzliche Abstimmungen.
Rahmenbedingungen unter denen Projekte gestartet werden, passen oft nicht. Zum einen liegt das daran, wie wir Projekte planen und zum anderen werden die Herausforderungen komplexer. Schnittstellen übergreifende Themen können nicht mehr ohne Wartezeit gelöst werden.
Flaschenhälse (Bottlenecks) zu identifizieren und zu reduzieren, gehört zu den wichtigen strategischen Aufgaben. Ist das Management zu sehr mit operativen Aufgaben beschäftigt, werden strategischen Themen leider zu oft vernachlässigt. Es fehlt an Visualisierungen von Streams und Programmen. Abstimmungen mit anderen Abteilungen werden nicht intensiv genug verfolgt. Unrealistische Roadmaps sind das Ergebnis und fatale Folgen für die gesamte Organisation.
Roadmaps sind wie eine Autobahn mit mehreren Fahrspuren. Wenn es eine Baustelle gibt und die Anzahl der Spuren von drei auf zwei verringert wird, dann staut sich der Verkehr. Wie in der Grafik zu erkennen, kommen weniger Autos pro Zeiteinheit voran. Der der Durchsatz an Autos oder eben an Projekten verringert sich. In Roadmaps ist es nicht ganz so einfach Baustellen auszumachen und zu wissen, wie groß der Durchsatz ist. Daher empfiehlt es sind, ausreichend Ressourcen für strategische Planung vorzusehen und freizuhalten, denn wie jeder Plan gilt es den Überblick zu behalten und Baustellen frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.
Auch in kleinen Teams liegt die Ursache für Wartezeit im verringerten Durchsatz. Das können Urlaubs-, Krankheitstage sein, oder das Einarbeiten neuer Teammitglieder.
Tools und Metriken visualisieren, wie hoch die Arbeitslast ist bzw. sein sollte. Was in Teams funktioniert, kann auch in Programmen oder Multiprojektmanagement funktionieren, nämlich die Arbeitslast, den Work in Progress (WIP) zu begrenzen.
Work in Progress (WIP) Limits
Es gibt Software Tools wie JIRA oder Trello, die uns bei der Visualisierung von DoD Checklisten unterstützen. Spotify hat zur Fokussierung den “Limit WIP Cube” entwickelt und an die Entwickler verteilt. Wir erleben oft, dass es an Konsequenz fehlt, diese Arbeitsweisen umzusetzen.
Um nicht zu viele Pakete parallel zu bearbeiten, empfehlen wir die Metrik Work in Progress zu visualisieren und zu limitieren. In der Abbildung sind verschiedene WIP Limits dargestellt und jedes Team muss dieses Limit an die Rahmenbedingungen anpassen.
Es kann die Paketanzahl, oder besser noch die Kapazität vorab beschränkt werden. Stellt euch zwei Teams mit jeweils fünf Entwicklern vor. Eine WIP Limit könnte auf maximal vier Pakete bzw. Features festgelegt werden. Nun sind nicht immer alle Pakete gleich groß und es können auch nicht immer zwei Entwickler an einem Paket arbeiten. Natürlich gibt es auch Wartezeiten in denen auf Zuarbeiten gewartet wird. Diese gilt es natürlich auch zu reduzieren.
So ist es aus unserer Sicht besser, Pakete vorher grob zu schätzen (S, M, L, XL) und eine maximale Kapazität festzulegen. Nehmen wir an, aus Erfahrung der letzten Sprints, dass ein Team ein M und zwei S Pakete gleichzeitig gut bearbeiten kann. Dann wären für beide Teams zusammen maximal zwei M und vier S Pakete sinnvoll. Alternativ könnte ein Team, statt einem M und zwei S Paketen auch ein L Paket bearbeiten. Es ist zu prüfen, ob das L Paket nicht noch kleiner geschnitten werden könnte. Generell gilt, umso größer die Pakete, umso unklarer die Schätzung und die Gefahr nicht fertig zu werden, um zu liefern.
Wir können also durch Limitierungen versuchen, Engpässe besser zu steuern, um Wartezeiten zu reduzieren. Dabei ist das Verfahren nicht nur bei einem Team anwendbar, sondern auch auf ganze Programme oder Streams mit mehreren Teams.
Fazit
Bottlenecks und Wartezeiten existieren. Diese zu transparent zu machen durch Visualisierung und entsprechend zu steuern ist die große Herausforderung. Dabei ist es wichtig, die aktuellen Kapazitäten mit den aktuellen Aufwänden abzugleichen.
