Eine gut geführte Retrospektive bringt großen Mehrwert für das Team und die Organisation. Deshalb empfehlen wir regelmäßig Retrospektiven durchzuführen, bei denen alle Teamteilnehmer gemeinsam in einem Raum sind. Das ist nicht immer möglich, wenn Teams verteilt sind. Gerade bei verteilten Teams sollten Retrospektiven trotzdem stattfinden, um einen Raum für Änderungswünsche und Feedback zu haben.
Um Retrospektiven effizient zu gestalten, nutzen wir am liebsten das kostenlose #RetroTool der Firma u2i. Den Link findet ihr hier.

Es kommt einer physischen Retrospektive am nächsten, verfügt über die richtige Anzahl an Features und lässt sich intuitiv bedienen. Allgemein gilt, dass mehr Zeit für die Vorbereitung von virtuellen Meetings eingeplant werden muss. Für Improvisation ist wenig Raum.
RetroTool bietet keine Chat- oder Telefonierfunktion. Diese muss über andere Tools bereitgestellt werden.

Eine Retro mit RetroTool

Vorab sollten zusätzliche Chaträume angelegt werden. Dort können Aufgaben separat besprochen werden. Als Daumenregel gilt, einen Raum für vier Teilnehmer oder so viele Räume wie zu bearbeitende Themen einplanen. Die Räume werden in der Agenda als Link mitgeschickt. Das Erstellen einer Seite ist einfach und funktioniert ohne Anmeldung. Es kann ein Template gewählt oder eine leere Retroseite erstellt werden. Für das hiesige Beispiel haben wir eine Liked / Learnt / Lacked Retrospektive gewählt.

RetroTool Kanban

 

 
Das Kanban des RetroTool – Intuitiv und übersichtlich

Erstellte Seiten lassen sich intuitiv bearbeiten. Auch während der Retrospektive können Spalten schnell umbenannt, sowie neue erstellt werden. So lassen sich viele Arten von Retrospektiven durchführen. Die erstellte Seite kann per Link verteilt werden.

Das Meeting beginnt mit einer Erklärung des Tools und des geplanten Vorgehens. Bei unklaren Vereinbarungen kann es im Verlauf der Retro zu Diskussionen kommen. Diese sind virtuell schwieriger aufzulösen und es wird Zeit mit Unproduktivität verschwendet.

Die Teilnehmer notieren ihre Punkte in einem privaten Bereich, der von den anderen Teilnehmern nicht eingesehen werden kann. Jedes Teammitglied sollte eine andere Ticketfarbe wählen, um Unterscheidbarkeit zu gewährleisten. Es ist sinnvoll, die Farbe vorab im Gruppenchat bekannt zumachen. Somit müssen alle Teilnehmer aktiv mitmachen und können sich nicht an die Punkte von anderen klammern.

Der obere Timer wird vom Scrum Master eingestellt und gestartet. Er ist für alle jederzeit sichtbar. Werden Tickets in den oberen Bereich geschoben, sind sie für alle Teilnehmer sichtbar. Inhaltlich identische Tickets können übereinander gelegt werden. Anschließend werden die Karten priorisiert. Jede Spalte kann nach der Anzahl der Punkte automatisch sortiert werden.

Die priorisierten Tickets können von den Teilnehmern in kleinen Teams in den vorab erstellten Chaträumen bearbeitet werden. Die Dokumentation der Aktionspunkte erfolgt unter “Action points”. Die Aktionspunkte werden nach der Retrospektive an alle Teilnehmer mit einem Bildschirmfoto geschickt.

Bisher haben wir gute Erfahrungen mit dem Tool gemacht und es in vielen Retrospektiven mit verteilten Teams genutzt. Wie bei allen Tools gilt auch hier, sich im Vorfeld Gedanken zu machen was man dafür tun möchte. – “A fool with a tool is still a fool.” – Wird die Retro gut vorbereitet und erklärt, sind Retrospektiven gut möglich, die einem Präsenzmeeting sehr Nahe kommen.

Einen Hinweis zur Datennutzung: Das Entwicklerteam fährt das Freemium Model, bei dem die dargestellten Funktionalität kostenlos zur Verfügung steht. In der Premiumversion kommen weitere Features hinzu, auf die wir nicht eingehen möchten. Die Daten liegen in beiden Versionen anonymisiert auf den Servern. Wer jedoch über die URL verfügt oder sie errät, hat Einblick auf das Board. Wir empfehlen daher, dass Board während der Nachbereitung zu löschen.

Fazit: Gratis – intuitiv – RetroTool simuliert physische Retrospektiven – Vorbereitungszeit einplanen – Chaträume vorab einrichten – Agenda – Ziel und Vorgehen vorab genau erklären – Ticketfarben absprechen – Action points nachhaltig pflegen

René Urban

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